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L’importance du livre de société dans la gestion d’entreprise

Par Joliane Robitaille

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Une société par actions, antérieurement nommée « compagnie » est une personne morale indépendante. Elle peut être à régime provincial (régie par la Loi sur les sociétés par actions) ou à régime fédéral (Loi canadienne sur les sociétés par actions). Afin d’avoir un suivi rigoureux et une preuve concrète de l’existence de cette personne morale, il est impératif d’avoir un livre de la société. Il s’agit de l’historique de votre entreprise.

Que contient le livre de la société?

Le livre de la société contient le certificat et les statuts de constitution, le capital-actions, les résolutions, les règlements, les divers registres (actionnaires, administrateurs, dirigeants, valeurs mobilières), les certificats d’actions, la convention entre actionnaires (s’il en est) ainsi que toutes les déclarations ayant été publiées au Registraire des entreprises du Québec.

En résumé, le contenu du livre de la société est composé de tout ce qui a trait au bon fonctionnement et à la gestion corporative de la société.  

En quoi un livre de société est-il utile ?

Comme les administrateurs de la société peuvent être tenus de payer certaines dettes de la société, il est impératif d’être en mesure de les retracer si un conflit ou une pénalité financière survenait. Le livre est l’historique de la société par actions. Les résolutions qui y sont insérées démontrent également que les décisions ont été prises conformément à la loi qui régit la société. De plus, l’article 31 de la Loi sur les sociétés par actions et l’article 20 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions sont très clairs à ce sujet et exigent tous deux que la société tienne un livre contenant toutes les informations mentionnées précédemment.

Les divers besoins de votre entreprise exigeront un livre de la société à jour. Que ce soit pour un financement, l’introduction d’un nouvel actionnaire, la démission d’un administrateur et même un simple changement d’adresse, tous devront s’y retrouver.

Garder à jour le livre de la société est une approche de saine gestion d’entreprise. Cela s’avère aussi une opération rentable à long terme et démontre une bonne structure organisationnelle. Ainsi, vous serez assuré de garder le contrôle de votre société.

Conséquence d’une tenue défaillante du livre de la société

Faire preuve de laxisme dans la tenue du livre de la société risque de créer des soucis aux actionnaires et gestionnaires de la société advenant le cas où un investissement financier, un financement en réinvestissement dans la société ou même lors de la vente à une tierce personne d’une partie ou de la totalité des actions émises et en circulation. Dans la mesure où votre livre de société n’est pas à jour, il devient nécessaire de régulariser le contenu dans les plus brefs délais. Vous pourriez avoir à débourser des milliers de dollars en honoraires pour une mise à jour d’urgence quand cette charge administrative peut facilement être évité.

En conclusion

Dans le cas où vous n’arrivez pas à tenir correctement vos informations relatives à votre société, n’hésitez pas à faire affaire avec des professionnels en droit corporatif afin que ces derniers s’occupent de la mise à jour de votre livre de société.

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